制订具体行动计划

        酒店宴会部的销售目标确定以后, 还应该对如何达到既定目标制订出具体的行动方案。例如, 酒店若以半年内增加婚宴市场销售额10% 作为目标, 具体的措施可包括制订特殊的?? 婚宴包价、促销活动、广告的宣传制作计划, 参加或赞助在当地举办的集体婚礼活动, 邀请本地的婚纱影楼、婚纱出租店、珠宝店的经营者到酒店来或者派员上门访问, 向潜在顾客作直接推广等等一系列具体的活动, 宴会部应对每项活动的执行方法、执行期限、执行负责人作具体的安排。宴会部具体行动计划的制订受酒店已确定目标市场的特殊性、酒店的促销预算、酒店的销售力量等因素的影响, 可根据已确定的目标与酒店的可控因素, 选择出最佳的实施方案。

 

    销售效果的评估与跟踪

        宴会销售效果的评估, 有利于总结成功的促销策略, 发现不足地方, 为制订新的行动计划提供依据。宴会销售效果如何, 主要看酒店销售的增长率、顾客的反应等因素。宴会的跟踪是宴会销售活动不可缺少的一步, 售后工作的圆满完成, 有利于提高酒店顾客的满意程度, 争取更多回头客。

 

 

三、掌握宴会推销方法

    宴会的整体营销活动主要包括宴会前的市场调研与市场开拓、宴会的现场管理和宴会的售后跟踪服务三个主要阶段, 三者相互联系, 相互影响, 缺一不可。宴会推销是向宴会目标市场通报本酒店产品和服务的信息, 试图说服这些客人购买本酒店产品和服务。酒店通常可以通过广告、公关宣传、人员推销、营业推广等促销途径来达到此目的。宴会的推销工作可以包括两大方面: 一是利用顾客向酒店询问的时机, 抓住推销机会, 争取预订; 二是主动出击, 搜集目标市场的有关信息, 向潜在市场作推销。从数十人到数百人的宴会, 都需要提前预订, 顾客为了慎重起见, 往往会多方寻找信息, 详细咨询, 不断比较, 最后才作出购买的决策。不论顾客任何时候以何种方式向酒店咨询, 酒店都应给予高度的重视, 认真记录顾客有关的信息, 了解顾客的需求, 及时、准确地回答顾客提出的问题, 给予顾客满意的答复, 这是对宴会部推销人员的最起码的要求。推销宴会不像推销酒店的客房, 产品和服务内容相对比较固定, 宴会的安排有较大的灵活性, 产品和服务内容多, 顾客的要求也多样化, 推销餐饮服务与推销客房所用的策略是有所区别的, 要使宴会销售工作卓有成效, 必须对负责宴会推销的人员加以培训。宴会部的推销人员可以通过上门推销、打电话、写信等方式与酒店的潜在顾客接触, 并利用各种各样的机会, 发现和开拓酒店的宴会市场。对于宴会的价格、服务档次、宴会菜单、宴会突出的主题和气氛等因素, 不同的顾客所关心的重点不同, 推销员在推销过程中, 应确定哪种因素对他们来说最为重要, 站在顾客的立场考虑问题, 强调酒店能够给予顾客的利益, 为顾客提供专业化的服务, 当好顾客的参谋, 增强顾客的购买信心。不管是处理顾客的询问还是主动向顾客推销, 宴会推销人员应有相应的文字记录, 宴会部必须建立，宴会客史档案, 并妥善保存和管理。宴会客史档案是酒店的宝贵资源, 它可为酒店管理人员的决策提供科学的依据, 为酒店开展公关销售, 提高知名度提供翔实的资料, 为宴会组织管理提供丰富的经验, 还可为新员工上岗培训提供生动、具体、真实的教材, 加强宴会客史档案的管理, 是餐饮部管理进入现代化的一个明显的标志。许多酒店设立宴会档案、追踪系统或记事档案, 以便日后与客户继续保持联系。宴会跟踪系统的建立对于提高酒店宴会推销效果很有必要, 一般来说, 推销人员往往要与客户进行多次接触, 才能确认预订。现有的顾客是酒店获得生意的最主要来源, 对大部分客户, 酒店应在他们作出宴会购买决策之前的一段时间与他们联系。许多公司、团体、政府机构总是在一年差不多同一时间预订宴会, 举办各种宴请活动, 有了客户档案跟踪系统, 推销人员可对推销工作作出积极的安排, 及时提醒顾客预订, 争取获得业务。宴会客史档案的管理, 还未引起国内酒店同行的足够重视, 要想让宴会客史档案从书面资料, 转化为促进餐饮销售的行动, 还需酒店进行人力、财力的投资, 实现电脑化管理。

 

 

四、做好宴会活动安排

    宴会的活动计划是指宴会部在受理预订到宴会结束全过程中组织管理的内容和程序。狭义的理解, 是指受理预订后, 在计划组织环节中, 根据宴会规格要求, 编制一份宴会组织实施计划的书面资料, 这也是宴会推销人员的主要工作内容之一。

 

1. 制订有吸引力的菜单

    推销人员必须根据顾客的要求和宴会的预算标准为顾客编写菜单, 既要照顾客人的口味,做到菜品丰富多彩, 又要考虑成本和厨房生产能力, 选择合适菜单的关键是: 

        ( 1) 正确评估顾客的期望和需求;

        ( 2) 菜单必须符合宴会的主题;

        ( 3) 宴会预算;     

        ( 4) 菜品原料供应的季节性;

        ( 5) 酒店厨房的制作能力;

        ( 6) 宴席的服务方式和员工的工作能力;

        ( 7) 成本因素。

    许多酒店都有一套固定的宴会菜单, 供顾客了解在具体价格范围内可把宴会办到什么样的水平, 或者把该固定菜单作为蓝本, 再根据客人的要求制订专用菜单。宴会部的推销人员一般倾向于推销已经用过的菜单, 厨房生产比较顺利, 成本也较容易控制。但目前让顾客参与制订菜单也是一种趋势, 虽然这样给酒店增加了难度, 但顾客要在举办宴会中寻找?? 自己是主人的感觉, 酒店也应有适应市场的灵活性。酒店还应有不断创新的菜肴品种充实菜单, 因为客人总希望从品尝各种新创造的菜肴中获得乐趣, 厌恶老一套的标准菜谱, 需要有更多的选择余地。酒店可用事先印好的标有菜名的价格的菜单, 供顾客挑选, 由顾客自己组合宴会菜单, 当顾客在菜单中挑选出来的宴会组合菜单价格超过其预算时, 有些顾客可能不改变自己的主意而去修改预算, 这也算是采用可选择菜单的优点。宴会菜单的编写除了考虑顾客的口味和特殊要求以外, 另一个必须考虑的重要因素是成本。成本主要应考虑食品原材料成本和人工成本。设计宴会菜谱时, 应选择那些厨房能大量供应但又仍能引起顾客食欲的食物, 有的菜原料成本不高, 但通过重新包装, 提高其品质, 仍能够以较理想的价格销售出去。人工成本包括两个主要方面, 即食物准备制作人工成本和服务成本, 不同的食物制作方式和不同的服务方式, 人工成本的差别可能很大。

 

2. 重视酒水推销

    酒水可活跃宴会的气氛, 给每一位参与者留下美好的回忆。开宴之前、宴会进行中、宴会结束时都可能要用到酒水, 宴会是酒店推销酒水的很好机会。目前大部分酒店推出的宴席价格是不包酒水或酒水另计, 或者只包括软性饮料不包烈酒, 不少酒店允许客人自带酒水, 酒店只收取一定的服务费, 这样, 酒店可能就失去了一笔可观的酒水收入。有的酒店在向宴会顾客推销酒水时, 往往采用酒店现成酒水单上所列出的价格, 这对于需要批量购买酒水的宴会顾客来说, 价格上没有什么优惠, 许多人因而放弃酒水预订。如何吸引宴会的酒水消费, 做好宴会酒水的成本控制, 这一点值得酒店宴会管理者的重视。

 

3. 签订宴会合同

宴会菜单、酒水等确定以后, 宴会部经理或宴会推销人员应完成宴会的具体安排, 如场地布置、设备和器材的租用、额外服务项目的提供等等, 并以宴会活动编制表( BEO Banquet

Event Order) 的形式确定下来。宴会活动编排表是宴会部与酒店其他有关部门联络的通知书, 是酒店宴会部的订单, 同时也是酒店与顾客最后确定的合同内容之一。宴会编排表的内容包括有: 宴会预订单位名称、宴会举办日期和时间、宴会名称、举办地点、预计参加人数、菜单、饮品的提供、其他有关场地布置方面的具体要求、收费形式、联系人等等。

为了保证达到客人的要求, 防止双方的损失, 正式宴会要签订合同, 即将预订内容采用合同的形式打印出来, 请客人审阅后双方签字加以确认。双方讨论过并一致同意了的每一个细节都应写进合同。宴会合同中一般都应写明最低人数或保证人数, 酒店按最低人数向顾客收费, 但也按一个具体的百分比多准备一些食品。有的酒店采用双方都保证一个基本人数的办法, 同时确定一个机动数, 机动数是酒店要准备接待的最大客人数和顾客要付费的最低人数之间的差额。酒店还要求预订宴会的顾客交纳一定数额的定金, 以防止由于预订临时取消而给酒店造成食品和人力的损失, 合同还必须写明需提供的具体食品和各种服务项目, 宴会具体活动安排的确定是以宴会合同的确认为准的。目前不少酒店推销人员与顾客谈妥了宴会有关价格及具体安排事宜以后, 即给客人发出计划书, 如果双方都在上面签字的话, 即确认下来, 该计划书相当于酒店与客人之间的合同。宴会部在确认宴会预订后, 应立即印发宴会通知, 将宴会的有关要求通知到各部门, 各部门、各个环节根据宴会通知书, 各司其职。

 

五、加强宴会现场管理, 重视宴会售后服务

    宴会举办得成功与否, 与宴会部经理的现场指挥能力是分不开的。宴会服务并不是一锤子的买卖, 重要的是善始善终。现场服务需要推销人员的出现, 以便及时解决客人提出的各

种要求。宴会结束后, 宴会部应及时总结宴会销售工作, 跟踪顾客意见, 尽快打电话询问客人对酒店的评价, 或者发一封感谢信给客人, 并附上宴会评估表, 也可在宴会结束几天内再次登记。