宴会顺利进行的准备工作

力求宴会做到仔细、充分、周到, 将宴会服务工作不断提高到一新水平,宴会的准别工作是顺利进行的重要保障.

宴会有各种类型, 以规模分, 有小型、中型、大型; 以形式分, 有茶歇、酒会、冷餐会、桌餐等等。但不管何种宴会, 要顺利地完成接待任务, 市前准备工作十分重要。仔细、充分、周到的市前准备是保证宴会顺利进行的基础。常言道: “不打无准备之仗” , 我们做宴会工作。也和打仗一样, 有一个先了解情况然后根据掌握的情况, 再作周密步署的准备过程。情况了解得越全面, 准备得越充分, 以后的服务过程就越顺利。同时, 管理人员的服务、管理经验也很重要。体育界有一句名言: “场上三秒钟, 场下三年功。” 没有必要的管理经验积累和服务经历, 对一些潜在的管理间题、服务问题就不会事前就有警觉, 对有些潜在的管理问题习以为常。宴会的顺利进行, 包含着管理人员、服务人员市前辛勤的劳动, 包含着他们平时仔细观察、勤于思考和日积月累的丰富经验。宴会市前准备工作有着丰富的内容, 待广大管理人员、服务人员总结。

一、全面了解情况是做好宴会市前准备的前提：
宴会任务, 最重要的是了解情况, 首先是宴会的性质、目的。如果是民间宴请, 我们一定要弄清顾客举办宴会的目的。我们就可以有的放矢地向宴会举办者推荐相关的服务内容,并不厌其烦地弄清服务细节。如生日宴请, 目的是明确的, 但在细节上还分小孩、青年或老年生日, 赴宴者年龄结构怎样。在了解这些细节之后, 便于我们决定在菜单中安排生日面、蛋糕、还是寿包, 以及它们的数量比例。如出席对象都是青年, 应该为他们安排的房间。如果是办丧事, 千万不能与办喜事的客户放在同一只厅里。如果是公请, 目的也有多种多样。有签字、开业、接风、送行等等。不同的目的有不同的要求, 如是签字、宴会前可能会有一个仪式, 大部分客户还需要会标, 我们安排的房间就要相对大些, 能放得下签字台。了解清楚宴请性质目的后,还应了解出席对象、人数、风俗习惯、宗教信仰、禁忌特点等等。如有一次区里来预定宴会, 说是请西安来的客人, 西安有较多的回族人, 但区里的接待人员不知道客人中是否有回族人, 为了预防意外, 我们决定在菜谱中不放猪肉类食品。宴会开始时, 果然就有人提出不吃猪肉。由于我们提前作了准备, 使厨房避免了临时修改菜谱而造成的麻烦。

二、宴会的市前准备要充分考虑到实用性：
市前准备是否充分, 决不是看餐具、物品准备多少, 而是看它们的实用性效果, 必须讲究实效, 这就需要管理人员具备良好的业务素质。以餐具骨碟为例, 究竟一桌宴席要用多少碟，这就要看宴会的规格高低, 我们先要知道需换几次骨碟, 其次我们要了解洗碗间的洗涤能力。比如一席高档宴席有八菜一汤、二道点心、一道水果, 每一道都得撤换骨碟, 骨碟需要数是10 只(8+2十1)11只, 每只菜间隔时间为7分钟, 骨碟从餐厅进洗碗间洗净、消毒后再进餐厅大约需要21分钟, 那我们需要准备几只骨碟呢? 计算方法是: 第一只骨碟换下来, 第二只骨碟换上去后, 要经过21分钟, 中间又需换3次骨碟, 共换5次骨碟才能用到经过洗涤间周转的骨碟, 再加1次保险因素, 共是6次, 每次10只, 就是60只。所以我们在准备这种高档宴会时, 要备好60只骨碟, 才是恰如其份。我们在准备其它宴请时也要经过仔细计算, 做到心中有数。第一届旅游节的冷餐会, 共分三只餐厅, 其中贵宾厅要安排250人就餐, 大餐台该搭多大, 菜要分成几组, 管理人员预先都要心中有数, 如菜的组数过多, 菜台过大, 或反之, 都会对宴会的顺利进行带来影响。餐厅的面积是有限的, 菜台过大, 菜的组数过多, 不但影响宾客的活动范围, 造成拥挤, 而且要多添置餐具、增加开支。如果餐台过小, 费用虽然减少, 场地相对宽畅,但又会增加宾客排队取菜的时间。到底安排多少组菜才合理呢? 这要靠管理人员的业务素质和必要的计算。当时有同志认为要安排三组菜, 二组点心, 共计130盆, 可同时供130人取菜,1人取菜需15 分钟, 分二批能取完, 第二批需等巧分钟。我认为安排二组菜, 一组点心, 共计8只盆子, 能80人同时取菜就够了, 按每人5分钟计。因为盆的大小有限, 每人5分钟足够把9寸盆装满, 分三批基本能取完, 就是第三批也只要等10分钟就能开始取菜了。经大家研讨后决定采取我提出的方案, 后经实践证明我的设想是对的.当天冷餐会过程秩序井然, 而且节约了近三分之一的餐具费用。实用性还体现在铺台摆位、餐厅布置、和便于宾客就餐、服务员操作等方面。我们常常能发现一些餐厅设计得富丽堂皇, 观赏性极强, 但实用性方面考虑较少, 如餐厅分隔过小。一张150公分的餐桌一放, 坐满人后根本就没有服务员的巡回路线, 影响规范服务的实施, 换骨碟需宾客当二传手。

三、宴会的市前准备要考虑到各种意外：
服务过程中意外的事发生总是难免的, 这就要求我们在开市准备时尽量把可能发生的意外事考虑进去, 到时就会不慌不忙。有一次市公司宴请外地同行, 由我服务, 宴会过程中,我正在小餐厅换骨碟, 突然听到筷子落地声, 我立即随手从工作台上拿起一双备用筷子走进餐厅。当时我发觉主宾正在向地上看, 我马上跑上去把筷子给他, 然后顺手拣起地上的筷子, 前后只有几秒钟时间。虽然当时我的反应很快, 但如果没有备用的筷子, 临时去找, 就不能这么快就解脱主宾的窘境。事后那位外地同行多次把这件事作为例子, 夸我们的服务质量高。以2500人冷餐会标准, 我们会准备3000人的餐具, 因为宴会规模大、赠券发放多, 领导贵宾参加多, 往往还会有一张请贴除领导外再加上一个秘书、一个司机赴宴。果然不出我所料, 事后据门卫统计, 当天出席了约3000 人。由于准备时考虑到了意外的人数增加, 所以冷餐会的进程没有受到大的影响。

四、宴会的市前准备中不能忽视的小问题：
市前准备中任何细节都不能忽视, 特别是一些大型宴会, 任何细小问题没考虑到, 都会扩大成为大间题。举例说, 大型宴会在近3000人参加的冷餐会, 其中一些小间题确实不容忽视。因为该次大型宴会是租用展览中心的场地, 因此准备工作只能在前一日晚上才能进行。当天运送来的餐具都要再次洗涤、消毒。因当时借用三只厅, 故酒水器皿和餐具都要三份。而且每份数量都是经仔细计算的, 酒水器具和餐具式样又是各不相同的。而且那时人多手杂, 互相间又是第一次配合。这样处理这个平时在单位中从不被重视的小间题, 在这里却决不能轻视了。我前一天晚上经过严格核对餐具数量, 回到家中, 按厅、餐台、酒水台, 分别开出领用单一式二份。第二天早晨布置工作时分别把领用单一份发给各厅、酒水台的负责人,让他们一有空就去领用。一份发给餐具、酒水的管理人员, 让他们预先按单子分好, 这样既节约了时间, 又避免了差错。防止了先来的多领, 后来的不够, 从而达到了事半功倍的效果, 使餐具领用工作秩序井然。餐具、酒杯、水杯领出去了, 还有一个如何洗涤、收藏、运送的问题, 这些问题都得预先考虑好。首先是什么人来洗。我决定用当天开幕式时在广场上负责酒水台的人员来洗, 因为正好有个时间差, 待他们把开幕式酒水台收拾完后, 正好冷餐会的脏餐具开始撤下来, 所以我在培训他们做酒台时, 同时把洗涤、收藏的要求与任务也告诉了他们, 使他们心中有数, 工作起来井井有条。三只宴会厅分别在一楼与三楼, 但洗涤场地只有一个, 而且不大。我预先把运送脏餐具人员使用的工具、工作路线, 包括上下用哪一架电梯等都安排好。还考虑到冷餐会垃圾多, 每只餐厅都配上装垃圾的专门盛器, 要求先把脏餐具上的垃圾倒掉, 叠放整齐后再用车运到洗涤间, 这既能减少运送次数, 又能少占洗涤间场地, 减轻洗涤间压力。餐具直接运来时都是用纸箱包装, 宴请结束后当天晚上都要运走, 餐具易损, 必须考虑包装问题。我们事先借了很多大的塑料周转箱, 一面洗涤, 一面把不再周转的餐具装箱放好, 大大缩短了收档时间。水杯、酒杯原来装的纸箱仍可用, 就要求工作人员保管好这些箱子, 结束收档时再用。从以上的每个例子都可以看出, 宴会的市中服务和收市结束工作都与市前准备密切相连,都需要有市前准备工作作保证。